Privacy Policy & General Terms and Conditions
The English translation of the privacy policy can be found in the section below.
Datenschutzerklärung der KidsGroFo App
Bei Auslegungsfragen zwischen den verschiedensprachigen Versionen der vorliegenden Datenschutzerklärung ist die deutsche Fassung massgebend.
1. Präambel
Der Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen und dein Vertrauen hat für uns höchste Priorität. Daher behandeln wir deine personenbezogenen Daten stets vertraulich und halten uns selbstverständlich an alle einschlägigen gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Deine personenbezogenen Daten verarbeiten wir daher nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder du uns dazu deine Einwilligung erteilt hast.
In dieser Datenschutzerklärung erfährst du:
· Die Art und Weise, wie wir mit personenbezogenen Daten im Internet umgehen.
· Welche Informationen der Nutzer unserer App erfasst und ausgewertet werden.
· Ob und wie diese Informationen verwendet, weitergegeben oder anderweitig verarbeitet werden.
Diese Erklärung betrifft alle Informationen, die bei der Nutzung unserer KidsGroFo App (im Folgenden “App”) gesammelt oder vom Nutzer bereitgestellt werden.
2. Verantwortlicher
KidsGroFo GmbH & Co. KG
Geschäftsführender Gesellschafter: Oliver Mathis
Schwertgesweg 23
40670 Meerbusch
Handelsregister: HRA 8035
Registergericht: Amtsgericht Neuss
E-Mail: contact@kidsgrofo.com
3. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer App
Wenn du unsere App nutzt, verarbeiten wir personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind Informationen, mit deren Hilfe eine Person bestimmbar ist, das heißt z.B. Angaben, die zurück zu einer Person verfolgt werden können. Dazu gehören typischerweise der Name, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer. Zudem sind aber auch rein technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können – wie zum Beispiel die IP-Adresse – als personenbezogene Daten anzusehen.
Eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Daten und eine Erläuterung wie wir diese verarbeiten, erhältst du nachfolgend.
Die personenbezogenen Daten werden auf Grundlage des bestehenden Vertrages zur Dienstleistung nach Art. 6 Abs. (1) lit. b DSGVO erhoben. Die Nutzung des Angebots der App ist zum Beispiel ohne die Erhebung von Registrierungsdaten nicht möglich.
Die weiteren personenbezogenen Daten werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. (1) lit. f DSGVO oder aufgrund deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art 6 (1) 1 lit a DSGVO erhoben und verarbeitet
4. Registrierung innerhalb der App
Du mußt dich direkt in der App registrieren. Bei der Registrierung speichern wir folgende Daten:
- E-Mailadresse (verschlüsselt auf dem Server)
- Passwort (verschlüsselt auf dem Server)
- Land, in dem Nutzer die App verwenden
- Sprache (aus der Systemeinstellung abgeleitet)
- Datum der Registrierung
- Eine vom System generierte User-ID
Die hier notwendigen personenbezogenen Daten sind Pflichtangaben, ohne die wir dir die App nicht zur Verfügung stellen können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. (1) lit. b DSGVO im Zusammenhang mit dem unentgeltlichen Nutzungsvertrag zwischen dir und der KidsGroFo GmbH & Co. KG.
Hosting
Wir nutzen für unser Webhosting und infrastrukturelle Dienstleistungen die Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland. Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist Art 6 Abs. (1) lit. f DSGVO.
5. Anlegen von Kindern in der App
Um die App nutzen zu können, mußt du verschiedene Informationen zu den in der App gespeicherten Kinder angeben.
Folgende Daten werden auf dem Server gespeichert und sind für andere Nutzer der App sichtbar:
- Nickname für ein Kind (max. 12 Zeichen; kann auch ein Phantasie- oder Spitzname sein)
- Geschlecht
- Geburtsjahr
- Datum der Messung
- Messdaten des Kindes
- Körpergröße und Art der Messung (stehend/liegend)
- Brustumfang
- Tallienumfang
- Hüftumfang
- Kopfumfang
- Fußlänge
- Textfeld: Welche Farben, Muster, Motive das Kind bevorzugt
- Textfeld: Welcher Kleidungshersteller/welche Marken dem Kind besonders gut passen
- Land, in dem der Nutzer die App verwendet
Diese Daten sind notwendig, damit wir dir den Nutzen der App bieten können, Rechtsgrundlage hierfür ist Art 6 Abs. (1) lit. b DSGVO.
Folgende Daten sind für andere Nutzer der App nicht sichtbar (privacy by default) und werden nur auf deinem Smartphone abgefragt und gespeichert:
- Voller Name des Kindes
- Namen der Eltern
- Bild(er) des Kindes
- Dein Verhältnis zu diesem Kind (Sohn, Tochter, Kind von Freunden, etc.)
6. Teilen der Daten mit anderen Nutzern
Grundsätzlich werden durch uns keine personenbezogenen Daten an andere App-Nutzer weitergegeben. Die App kann zur selbständigen Nutzung verwendet werden, ohne dass andere Nutzer darüber informiert werden.
Diese Angaben Messdaten und deren Teilen mit befreundeten Nutzern ist optional. Rechtsgrundlage ist Art 6 (1) lit a DSGVO.
Du kannst die Zugriffsrechte der befreundeten Nutzer jederzeit löschen.
Hosting
Die erhobenen Daten werden auf den Servern unserer Dienstleister Hosting Europe GmbH gespeichert.
7. Passwort Recovery
Wenn du dein Passwort vergessen hast, kannst du ein temporäres Passwort anfordern. Dein E-Mail-Adresse wird dazu 2x an den Server geschickt: 1mal verschlüsselt und 1mal unverschlüsselt. Die verschlüsselte Version wird genutzt, um es mit den Daten auf dem Server abzugleichen. Ist der Nutzer vorhanden, wird per Email an die unverschlüsselte E-Mail-Adresse ein temporäres Passwort geschickt. Das temporäre Passwort sowie die klare E-Mail-Adresse werden für 1 Tage gespeichert und dann per täglicher Routine wieder gelöscht.
Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs. (1) lit. f DSGVO.
8. Hochladen von Fotos
Du kannst ein aktuelles Fotos der Kinder auf dein Smartphone hochladen. Die App benötigt die Berechtigung, um auf deine bereits erstellten Bilder zugreifen zu können, damit du diese den in der App gespeicherten Kindern zuordnen kannst. Die Bilder werden dabei mit einem Zeitstempel versehen und werden dann dem Datum der Messung zugeordnet.
Personenbezogene Daten werden hierbei ausschließlich mit deiner Zustimmung erhoben indem du das Foto in die App hochladen. Die hier erhobenen personenbezogenen Daten ergeben sich zum einen aus den auf den Bildern abgebildeten Informationen sowie den Metadaten der Bilder. Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist somit Art. 6 Abs. (1) lit. a DSGVO. Die Rechtmäßigkeit, der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung wird davon nicht berührt.
Wir ermöglichen technisch keine Weitergabe der Bilder. Bitte beachte aber, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass es zu anderweitigen Vervielfältigungen kommen kann (zum Beispiel durch Screenshots anderer Nutzer)
9. Kamerazugriff
Die App benötigt einen Zugriff auf die Kamera. Hierüber werden ausschließlich Aufnahmen gemacht, wenn du die Kamerafunktion der App aktivierst. Die hiermit im Zusammenhang stehende Datenverarbeitung erfolgt mit deiner Einwilligung und somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. (1) lit. a DSGVO.
Erteilst du die Einwilligung nicht, kannst du diese Funktion der App nicht nutzen.
10. Datenübermittlung an Werbeanbieter
Benutzespezifische Werbung wird innerhalb der App nicht verwendet.
11. Empfang von Daten aus dem Internet
Um die App im vollen Umfang nutzen zu können, werden verschiedene Inhalte aus dem Internet nachgeladen, wenn eine Internetverbindung besteht. Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt hieraus nicht. Diese Datenübermittlung kann ggf. zu weiteren Kosten für den Nutzer führen, auf die KidsGroFo keinen Einfluss hat.
12. Verarbeitung deiner Daten zur Vertragsabwicklung
Wenn du unser Kunde bis oder wirst, verarbeiten wir Daten von dir, die u.U. Personenbezug aufweisen können im Rahmen der Bearbeitung deines Auftrags. Zu den verarbeiteten Daten gehören Stammdaten (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adressen und Telefonnummern), Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation).
Diese Daten werden von uns zur Vertragserfüllung benötigt. Sollten darunter personenbezogene Daten sein, so geschieht die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. (1) lit. b DSGVO.
Grundsätzlich erfolgt eine Löschung der Daten, sobald diese für die Erreichung des angegebenen Zwecks nicht mehr erforderlich sind; Art. 17 Abs. (1) lit. a DSGVO. Alle für Vertragszwecke verarbeiteten Daten sind für den Umgang mit etwaigen vertraglichen Ansprüchen erforderlich. Die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten wird alle drei Jahre überprüft.
13. Sonstige Kontaktaufnahme
Wenn du mit uns Kontakt aufnimmst (z.B. per Telefon oder E-Mail) benötigen wir deine personenbezogenen Daten, um deine Anfrage bzw. dein Anliegen (zum Beispiel Mitteilungen von neuen Skalen zu Kleidergrößen oder sprachlichen Übersetzungen unserer App) zu bearbeiten. Dies sind je nach Kommunikationskanal:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Inhalt der Nachricht
Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. (1) lit. b DSGVO.
Diese personenbezogenen Daten können in einem CRM System („Customer-Relationship-Management System“) oder vergleichbaren Systemen zu Anfragenorganisation gespeichert werden. Dies ermöglicht uns die effiziente Organisation der eingehenden Kontakte. Diese Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. (1) lit. f DSGVO.
Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind oder – im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken wir die Verarbeitung ein. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle sechs Monate.
14. Einsatz von Auftragsverarbeitern
Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten vertrauen wir auf die Dienste sorgfältig ausgewählter Dritter, welche die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Dabei handelt es sich jeweils um Auftragsverarbeiter, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Darüber hinaus versichern wir uns selbstverständlich vorab über die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben durch unsere Auftragsverarbeiter, so dass deine Daten stets sicher sind.
15. Übermittlung an Drittstaaten
Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten grundsätzlich nur dann in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)), wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf Grundlage deiner Einwilligung (gem. Art. 6 Abs. (1) lit. a DSGVO), aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung (gem. Art. 6 Abs. (1) lit. c DSGVO) oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (gem. Art. 6 Abs. (1) lit. f DSGVO) erforderlich ist. Das gleiche gilt, für die Verarbeitung durch Dritte in unserem Auftrag, die Offenlegung deiner personenbezogenen Daten an Dritte sowie deren Übermittlung an Dritte.
Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertrags-klauseln“).
16. Löschung von personenbezogenen Daten
Zusätzlich zu den systemseitigen Löschungen von Daten kannst du deinen gesamten Account eigenständig löschen.
Weiterhin kann dein Account deaktiviert und anschließend gelöscht werden, wenn du diesen über einen längeren Zeitraum nicht mehr nutzt und wir erfahrungsgemäß nicht mehr damit rechnen können, dass du diesen erneut nutzen wirst.
Bei Löschung des Accounts werden die personenbezogenen Daten gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Die Messdaten werden auch nach Löschung des Accounts anonymisiert gespeichert. Es kann somit kein Bezug zu einem Kind mehr hergestellt werden kann.
17. Betroffenenrechte und App
Du hast das Recht:
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kannst du Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen deine Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft deiner Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von dir bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, du aber deren Löschung ablehnst und wir die Daten nicht mehr benötigen, du jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast;
- gemäß Art. 20 DSGVO deine personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kannst du dich hierfür an die Aufsichtsbehörde deines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.
18. Widerrufs- und Widerspruchsrechte
18.1 Widerruf von erteilten Einwilligungen
Sollten wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von dir dazu erteilten Einwilligung gem. Art 6 Abs. (1) lit. a. DSGVO verarbeiten, hast du das Recht uns ggf. erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. (3) DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Möchtest du von deinem Widerrufsrecht Gebrauch machen, kannst du uns das per E-Mail an contact@kidsgrofo.com mitteilen. Alternativ stehen dir dazu auch die oben unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
18.2. Widerspruch bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigtem Interesses
Sofern wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. (1) lit. f DSGVO verarbeiten, hast du das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall hast du ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchtest du von deinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, kannst du uns das per E-Mail an contact@kidsgrofo.com mitteilen. Alternativ stehen dir dazu auch die oben unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
19. Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen der KidsGroFo App und unserem Server.
20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung zu ändern, falls dies aufgrund neuer Technologien oder Änderungen unserer Datenverarbeitungsprozesse notwendig sein sollte oder um sie an Änderungen der für uns maßgeblichen Rechtslage anzupassen. Dies betrifft jedoch nur diese Datenschutzerklärung. Sofern wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von dir erteilten Einwilligung verarbeiten oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit dir enthalten, erfolgen etwaige Änderungen nur mit deiner Zustimmung.
Die jeweils aktuelle Fassung unserer Datenschutzerklärung kannst du in den Einstellungen der KidsGroFo App unter „Datenschutzerklärung“ nachvollziehen.
Privacy Policy of the KidsGroFo App
In the event of any conflict or difference in interpretation between the different language versions of this Privacy Policy, the German version shall prevail.
1. Preamble
Data protection is important to us and your trust is our highest priority. Therefore, we always treat your personal data confidentially and of course comply with all relevant legal data protection regulations. We therefore only process your personal data if this is permitted by law or if you have given us your consent to do so.
In this privacy policy you will learn:
· The way we handle personal data on the Internet.
· Which information of The users of our app is collected and evaluated.
· Whether and how this information is used, shared or otherwise processed.
This statement applies to all information collected or provided by the user when using our KidsGroFo App (hereinafter „App“).
2. Responsible party
KidsGroFo GmbH & Co. KG
Managing partner: Oliver Mathis
Schwertgesweg 23
40670 Meerbusch
Commercial register: HRA 8035
Register court: Local court Neuss
E-Mail: contact@kidsgrofo.com
3. Data processing when using our app
When you use our app, we process personal data. Personal data is information with the help of which a person can be determined, that is, for example, information that can be traced back to a person. This typically includes the name, e-mail address or telephone number. In addition, purely technical data that can be assigned to a person – such as the IP address – is also considered personal data.
A detailed description of the respective data and an explanation of how we process them is provided below.
The personal data is collected on the basis of the existing contract for the service in accordance with Art. 6 (1) lit. b DSGVO. For example, the use of the app’s offer is not possible without the collection of registration data.
The other personal data is collected and processed on the basis of our legitimate interest pursuant to Art. 6 para. (1) lit. f DSGVO or on the basis of your express consent pursuant to Art. 6 (1) 1 lit a DSGVO.
4. Registration within the app
You must register directly in the app. During registration, we store the following data:
- E-mail address (encrypted on our server)
- Password (encrypted on our server)
- Country where users use the app
- Language (derived from the system setting)
- Date of registration
- A user ID generated by the system
The personal data required here is mandatory information without which we cannot provide you with the app. The legal basis for this is Art. 6 para. (1) lit. b DSGVO in connection with the gratuitous usage agreement between you and KidsGroFo GmbH & Co. KG.
Hosting
We use Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Cologne, Germany for our web hosting and infrastructural services. The server location is in Germany. The legal basis for the data transfer is Art 6 para (1) lit. f DSGVO.
5. Adding of new children in the app
To use the app, you must provide various information about the children stored in the app.
The following data is stored on the server and is visible to other users of the app:
- Nickname for a child (max. 12 characters; can also be a fantasy or nickname)
- Gender
- Year of birth
- Date of measurement
- Measurement data of the child
- Height and type of measurement (standing/lying)
- Chest circumference
- Tallia circumference
- Hip circumference
- Head circumference
- Foot length
- Text field: Which colors, patterns, motifs the child prefers
- Text field: Which clothing manufacturer/brands suit the child particularly well
- Country in Which the user uses the app
This data is necessary so that we can offer you the benefits of the app, the legal basis for this is Art 6 para (1) lit. b DSGVO.
The following data is not visible to other users of the app (privacy by default) and is only requested and stored on your smartphone:
- Full name of the child
- Name of the parents
- Picture(s) of the child
- Your relation to this child (son, daughter, child of friends, etc.)
6. Sharing data with other users
In principle, we do not share personal data with other app users. The app can be used for independent use without informing other users.
This information measurement data and its sharing with friendly users is optional. The legal basis is Art 6 (1) lit a DSGVO.
You can delete the access rights of the friendly users at any time.
Hosting
The collected data is stored on the servers of our service provider Hosting Europe GmbH.
7. Password recovery
If you have forgotten your password, you can request a temporary password. Your e-mail address will be sent 2x to the server: 1 time encrypted and 1 time unencrypted. The encrypted version will be used to match it with the data on the server. If the user exists, a temporary password is sent by email to the unencrypted email address. The temporary password as well as the clear email address are stored for 1 days and then deleted again per daily routine.
Legal basis is Art 6 para (1) lit. f DSGVO.
8. Uploading photos
You can upload a recent photo of the kids to your smartphone. The app requires authorization to access your already created pictures so that you can assign them to the children stored in the app. The images are time-stamped and are then assigned to the date of the measurement.
Personal data is only collected with your consent by uploading the photo to the app. The personal data collected here results on the one hand from the information depicted on the images and the metadata of the images. The legal basis for the data collection is therefore Art. 6 (1) lit. a DSGVO. The legality of the data processing carried out up to that point is not affected by this.
We do not technically enable the transfer of the images. Please note, however, that it cannot be ruled out that other duplications may occur (for example, through screenshots of other users).
9. Camera access
The app requires access to the camera. This is only used to make recordings when you activate the camera function of the app. The data processing in connection with this takes place with your consent and thus on the basis of Art. 6 (1) lit. a DSGVO.
If you do not give your consent, you cannot use this function of the app.
10. Data transfer to advertising providers
User-specific advertising is not used within the app.
11. Receipt of data from the internet
In order to be able to use the app to its full extent, various contents are reloaded from the Internet if an Internet connection exists. A data transmission to third parties does not occur from this. This data transmission may possibly lead to further costs for the user, over which KidsGroFo has no influence.
12. Processing of your data for the execution of the contract
If you are or become our customer, we will process your data, which may be personally identifiable, in the course of processing your order. The processed data includes master data (e.g., names and addresses), contact data (e.g., e-mail addresses and telephone numbers), contract data (e.g., services used, contract content, contractual communication).
This data is required by us for the fulfillment of the contract. If this includes personal data, the processing is based on Art. 6 para. (1) lit. b DSGVO.
In principle, the data is deleted as soon as it is no longer required to achieve the stated purpose; Art. 17 para. (1) lit. a DSGVO. All data processed for contractual purposes are necessary for dealing with any contractual claims. The necessity of keeping the data is reviewed every three years.
13. Other contact
If you contact us (e.g. by phone or email), we need your personal data to process your inquiry or request (for example, notifications of new scales on dress sizes or language translations of our app). Depending on the communication channel, these are:
- Name
- Email address
- Phone number
- Content of the message
The processing of your personal data is based on Art. 6 para. (1) lit. b DSGVO.
This personal data may be stored in a CRM system („Customer Relationship Management System“) or comparable systems for inquiry organization. This enables us to efficiently organize incoming contacts. This processing of your personal data is based on Art. 6 para. (1) lit. f DSGVO.
We delete the inquiries if they are no longer necessary or – in the case of legal retention obligations – we restrict the processing. We review the necessity every six months.
14. Use of order processors
To fulfill our contractual obligations, we rely on the services of carefully selected third parties who process the data on our behalf. In each case, these are order processors with whom we have concluded an agreement in accordance with Art. 28 DSGVO. In addition, we naturally ensure in advance that our processors comply with all data protection requirements, so that your data is always safe.
15 Transfer to third countries
We generally only process your personal data in a third country (i.e. outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA)) if it is necessary for the fulfillment of our (pre)contractual obligations (pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO), on the basis of your consent (pursuant to Art. 6 para. (1) lit. a DSGVO), due to a legal obligation (pursuant to Art. 6 para. (1) lit. c DSGVO) or on the basis of our legitimate interests (pursuant to Art. 6 para. (1) lit. f DSGVO). The same applies, for processing by third parties on our behalf, the disclosure of your personal data to third parties as well as their transmission to third parties.
Subject to legal or contractual permissions, we process or allow the processing of data in a third country only if the special requirements of Art. 44 et seq. DSGVO are met. I.e. the processing is carried out, for example, on the basis of special guarantees, such as the officially recognized determination of a level of data protection corresponding to the EU or compliance with officially recognized special contractual obligations (so-called „standard contractual clauses“).
16. Deletion of personal data
In addition to the deletion of data by the system, you can delete your entire account yourself.
Furthermore, your account can be deactivated and subsequently deleted if you do not use it for a longer period of time and we cannot expect that you will use it again.
If the account is deleted, the personal data will be deleted, unless there are legal obligations to retain it.
The measurement data will be stored anonymously even after deletion of the account. Thus, no reference to a child can be made anymore.
17. Data subject rights and app
You have the right
- to request information about your personal data processed by us in accordance with Art. 15 DSGVO. In particular, you can request information about the processing purposes, the category of personal data, the categories of recipients to whom your data has been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right of complaint, the origin of your data, if it was not collected by us, as well as the existence of automated decision-making, including profiling and, if applicable, meaningful information about its details;
- in accordance with Art. 16 DSGVO, to immediately request the correction of incorrect or completion of your personal data stored by us;
- pursuant to Art. 17 DSGVO to request the erasure of your personal data stored by us, unless the processing is necessary for the exercise of the right to freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest or for the establishment, exercise or defense of legal claims;
- to request the restriction of the processing of your personal data in accordance with Art. 18 DSGVO, insofar as the accuracy of the data is disputed by you, the processing is unlawful, but you object to its erasure and we no longer require the data, but you need it for the assertion, exercise or defense of legal claims or you have objected to the processing in accordance with Art. 21 DSGVO;
- pursuant to Art. 20 DSGVO, to receive your personal data that you have provided to us in a structured, common and machine-readable format or to request the transfer to another controller;
- complain to a supervisory authority in accordance with Art. 77 DSGVO. As a rule, you can contact the supervisory authority of your usual place of residence or workplace or our company headquarters for this purpose.
18. Revocation and objection rights
18.1 Revocation of consent given
If we process your personal data on the basis of your consent pursuant to Art. 6 (1) lit. a. DSGVO, you have the right to revoke any consent given to us pursuant to Art. 7 para. (3) DSGVO with effect for the future.
If you wish to exercise your right of revocation, you can inform us of this by sending an e-mail to contact@kidsgrofo.com. Alternatively, you can also use the contact details mentioned above under point 2.
18.2 Objection in case of processing on the basis of legitimate interest
If we process your personal data on the basis of our legitimate interests pursuant to Art. 6 (1) lit. f DSGVO, you have the right to object to the processing of your personal data pursuant to Art. 21 DSGVO, provided that there are grounds for doing so that arise from your particular situation or the objection is directed against direct marketing. In the latter case, you have a general right to object, which will be implemented by us without specifying a particular situation.
If you wish to exercise your right to object, you can notify us by e-mail to contact@kidsgrofo.com. Alternatively, you can also use the contact details mentioned above under point 2.
19. Security measures
We take organizational, contractual and technical security measures in accordance with the state of the art to ensure that the provisions of data protection laws are complied with and thus to protect the data processed by us against accidental or intentional manipulation, loss, destruction or against access by unauthorized persons. The security measures include, in particular, the encrypted transmission of data between the KidsGroFo App and our server.
20 Changes to this privacy policy
We reserve the right to change our data protection declaration if this should be necessary due to new technologies or changes in our data processing procedures or in order to adapt it to changes in the legal situation applicable to us. However, this only applies to this privacy policy. If we process your personal data on the basis of your consent or if parts of the data protection declaration contain provisions of the contractual relationship with you, any changes will only be made with your consent.
The current version of our privacy policy can be found in the settings of the KidsGroFo app under „Privacy policy“.